Eindelijk is het zo ver! Na een traject van 1,5 jaar is VIA in het bezit van maar liefst drie certificaten. De internationale ISO 9001 en ISO 27001 geven VIA internationale erkenning door een onafhankelijke, onpartijdige instantie voor kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging. NEN 7510 geeft VIA het stempel dat ze voldoet aan de Nederlandse normen voor informatiebeveiliging in de zorg. “De totale organisatie is opnieuw in beeld gebracht. We zijn ontzettend trots dat we na uitvoerige audits positief zijn beoordeeld.” Giedo Donkers (CEO) en Jolijn Donkers (projectleider en KIM-coördinator) aan het woord over de betekenis van de certificering voor VIA en haar gebruikers en klanten.

Groot leerproces

VIA houdt van uitdaging. Daarom besloot Giedo Donkers, toen hij het directeursstokje overnam van zijn vader Erik Donkers, voor maar liefst drie certificeringsprocessen te gaan. Jolijn Donkers werd spin in het web als projectleider en ‘KIM-coördinator’ (Kwaliteits- Informatiemedewerker) en moest o.a. zorgen voor voldoende kennis en draagvlak binnen de organisatie naast het borgen van de kwaliteit en de (zorg)informatiebeveiliging. Ze vertelt: “Door de drie certificeringstrajecten was het een complex, maar ook groot leerproces. We zijn ons meer bewust geworden van bepaalde zaken. Bijvoorbeeld: wanneer loop je een risico met informatiebeveiliging? Dit blijven we stimuleren binnen de organisatie.” Giedo vult aan: “We waren al goed bezig, maar we wilden de organisatie laten reviewen door een onafhankelijke derde en zorgen voor meer bewustwording. Waarom doen we bepaalde dingen zo? Zeker ten aanzien van privacy en persoonsgegevens is het goed om zeker te weten dat je het goed doet.”

Optimale kwaliteit

Om aan de normen te voldoen heeft VIA een zogeheten ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ opgezet. Dit is het geheel van bedrijfsprocessen en beleid die ervoor moeten zorgen dat VIA aan de behoeften, eisen, wensen en specificaties van de klant voldoet en hun tevredenheid vergroot. Natuurlijk afgestemd op het doel en de strategische richting van de organisatie. We spelen bewuster in op kansen en bedreigingen en zorgen dat we continu onze kwaliteitsverbetering borgen. Dit gebeurt met de ‘Plan, Do, Check, Act-cyclus’. Jolijn: “We werkten eerst veel ad hoc. Nu hebben we een betere structuur neer kunnen zetten, waar we op terug kunnen vallen. Zo kunnen we continu kleine stappen blijven zetten.” Omdat VIA met data - en dus (gevoelige) informatie - werkt was ISO 27001 een belangrijk certificaat. Het geeft normen voor beveiligen van informatie, online en offline. Daarbij gaat het voornamelijk om beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV) van de informatie. Bedrijfskritische informatie is daarom optimaal beschikbaar, veilig en kwalitatief op orde. Dit geldt natuurlijk ook voor de data in de software: we houden scherp toezicht op de de beschikbaarheid en veranderingen. Giedo onderstreept de meerwaarde van ISO 27001: “Als gebruiker heb je nu de zekerheid dat wij zorgvuldig omgaan met jouw gegevens. Ook geeft het dataleveranciers de zekerheid dat er goed wordt gehandeld.” De Nederlandse NEN 7510 is hier eigenlijk een specifieke norm van: speciaal voor persoonlijke gezondheidsinformatie.

Klaar voor verdere groei!

VIA en haar producten en dienstverlening voldoen nu aan de vele normen die worden gesteld in de drie certificaten. Als bijvoorbeeld dataleverancier, klant of gebruiker weet je nu zeker dat jouw persoonsgegevens worden behandeld conform de GDPR/AVG. Risico’s binnen de organisatie zijn uitvoerig in kaart gebracht en beheersmaatregelen opgesteld (bijvoorbeeld ter voorkoming van een datalek). Het kwaliteitsmanagementsysteem zorgt er bovendien voor dat interne kennis is geborgd, zodat VIA continue kwaliteit kan blijven leveren en dat ze klaar is voor de toekomst. Ieder jaar vindt een nieuwe audit plaats, om te blijven monitoren of VIA nog aan alle eisen voldoet. VIA werkt op deze manier concreet aan haar motto: ‘Altijd een stap vooruit’. Giedo: “We wilden niet certificeren om het certificeren, maar het systeem moest voor ons gaan werken. Het moest een meerwaarde hebben. Dat is nu gebeurd. Daar ben ik ontzettend trots op.”